¿Sobrevivirá el diseño de su oficina cuando ya no sea una startup?
Cuando se está en la fase de inicio, la flexibilidad del espacio de trabajo ocupa un lugar secundario en la lista de prioridades. Todos los días hay que dedicarse a la creación de un nicho, idealmente con un puñado de colegas o fundadores de confianza. ¿El objetivo? Ser esbelto, trabajar con ahínco y operar con ligereza.
Hay que felicitar a los empresarios que tienen la suerte de pasar por esta fase y salir fortalecidos. Como todo innovador sabe, la mitad de las nuevas empresas nunca llegan a cumplir los cinco años. Sin embargo, la lucha no termina una vez que se está rodando con ingresos constantes. A medida que cada empleado se incorpora a la nómina, las exigencias físicas y sociales hacen mella en la dinámica de la oficina. Un diseño que antes era perfectamente adecuado, de repente se convierte en algo estrecho e inviable, pero el traslado no siempre es práctico.
En momentos como esos, la mayoría de los fundadores desearían haber planificado y preparado la fase de pequeña y mediana empresa. La buena noticia es que nunca es demasiado tarde para pensar en el futuro y cambiar el funcionamiento de una empresa, física y culturalmente.
Dolores de crecimiento en el espacio de trabajo: Cómo evitar el malestar
Un día te levantas y el espacio de tu oficina ya no cabe. Al menos eso es lo que parece. Hasta ahora, te has concentrado en ser ágil, pero cada vez que aumentas el tamaño de tu equipo, surgen puntos de fricción. Tal vez las personas se sientan segmentadas en sus espacios actuales. Tal vez no puedan reunirse en torno a la mesa de reuniones en la que antes cabían todos con facilidad. Cualquiera que sea la razón, el resultado son empleados descontentos que no pueden rendir al máximo.
Una respuesta instintiva a este dilema sería comprar nuevas piezas de equipamiento a la carta, pero esa no es una opción sostenible. Juntar piezas al azar sólo para cubrir una necesidad inmediata no es estético; tu ambiente general se verá afectado.
Una mejor manera de abordar los problemas de crecimiento de la oficina es dar un paso atrás y centrarse en una palabra: simplicidad. ¿Cómo se pueden hacer hoy movimientos sencillos, deliberados y bien pensados que duren el mayor tiempo posible? Por ejemplo, puedes equipar a algunos trabajadores con muebles fáciles de montar y trasladar. Al hacerlo, habrás aumentado las opciones de trabajo y colaboración de tu equipo de forma inmediata con algo que podrás utilizar más adelante. Además, no habrás tenido que hacer nada que implique una construcción, que es muy costosa. Del mismo modo, puedes invertir en paredes móviles para dar a los trabajadores la oportunidad de cambiar sus espacios según la carga de trabajo.
Hagas lo que hagas, no esperes quedarte estancado. ¿Tiene un equipo de 10 personas? ¿Qué pasará cuando llegue a los 20, 30 o incluso 50 empleados? Es entonces cuando es necesaria una planificación estratégica a largo plazo.
Ver el bosque eventual en una llanura
Ser pragmático con respecto a la inevitable escalada de tu negocio (cruza los dedos) implica convertirse en un poco en adivino. No puedes estar seguro de lo que te depararán los próximos años, pero puedes usar tu mejor criterio para preparar tu espacio de trabajo para lo que imaginas que ocurrirá. Utiliza estos consejos para empezar:
1. Incorporar diseños multifacéticos
¿Tiene la oportunidad de dar un lavado de cara a su espacio de trabajo? Opte por un diseño que facilite la vida de sus empleados. Hable con los empleados sobre lo que hacen día a día. ¿Qué espacios necesitan para lograr la máxima eficiencia? Puede tratarse de cualquier cosa, desde una cafetería hasta oficinas privadas o salas de reunión. Lleve sus conclusiones a su director de instalaciones y descubra la mejor manera de hacer realidad los deseos de sus trabajadores sin dejar de permitir la adaptabilidad.
2. Ir más allá de las actualizaciones de diseño
El mobiliario y los accesorios funcionales son fundamentales para mantener la fluidez dentro de la oficina, pero los negocios también pueden recibir un impulso con cambios menos considerados. Un buen ejemplo es introducir música, ruido blanco o aromas agradables. Incluso podría añadir un centro de café designado. Asegúrese de medir los resultados cada vez que pruebe algo de este tipo. Al fin y al cabo, el hecho de que alguien teorice que la fragancia de la menta aumentará la producción no significa que sea cierto para los trabajadores reacios a la menta. Primero habría que hacer (y pasar) la prueba del olfato.
3. Hablar de los cambios antes de que se produzcan
Los seres humanos suelen resistirse a todo lo que se sale de la norma. Por lo tanto, cuando se introducen cambios en el entorno de la empresa, es de esperar que los empleados se muestren reticentes. Contrarreste este tipo de respuesta reforzando que los cambios que está haciendo no son inamovibles. Si no funcionan, pueden deshacerse. Al mismo tiempo, sea firme y espere que sus empleados al menos prueben nuevas formas de trabajar, ya sea compartiendo una impresora central para fomentar más descansos a pie o convirtiendo una oficina privada en una sala de yoga.
Para todas las empresas, es imperativo mantener la flexibilidad independientemente de la etapa en la que se encuentre, y los muebles de oficina que son sencillos y fáciles de montar lo hacen posible. Los antiguos y engorrosos sistemas de cubículos son caros y laboriosos de construir, además de que los empleados pueden estar «desconectados» durante la mayor parte del día mientras esperan la ayuda externa para construir el mobiliario. Ese enfoque está oficialmente obsoleto.
Las nuevas y flexibles opciones facilitan la instalación. Los escritorios de pie adecuados, por ejemplo, se instalan en un puñado de minutos y ofrecen toda una vida de beneficios para la salud de los empleados. Prioriza las compras competentes y a largo plazo que mantengan los costes bajos frente a los artículos innecesarios como las mesas de ping-pong o las caras cuotas de gimnasio. Una simple planificación le permitirá crecer a un ritmo cómodo y mantener su espacio de trabajo al día.