Reglas de oro para el seguimiento de las facturas atrasadas
¿Cuántas veces has enviado una factura y has esperado a que los clientes te paguen incluso con todo el tiempo que les has dado? Si tienes un negocio, probablemente hayas estado en este tipo de situación alguna vez. Las facturas vencidas son una realidad, todos los empresarios lo saben y necesitan prepararse para un escenario como éste. Cada cliente que se retrasa en el pago es único, y tiene su propia razón para retrasar los pagos. Pero si tratas con suficientes clientes de este tipo, te darás cuenta de los patrones de comportamiento y podrás clasificarlos en varios tipos, desde los olvidadizos hasta los crónicos.
Sé que el dinero es el alimento de tu empresa, y que sin efectivo podría morir de hambre. Pero machacarse la cabeza por el retraso en el pago de las facturas no hará que el problema desaparezca por arte de magia. En lugar de eso, deberías aceptar a esos clientes y tratar con ellos de la forma más indolora posible. Y si te encuentras con un cliente extremadamente difícil, un cliente que no aprecia el trabajo que has hecho para él, deberías evitar a esos clientes desde el principio.
A continuación se enumeran 5 consejos sobre cómo hacer frente a las facturas vencidas, mejorar el índice de pagos y garantizar un flujo de caja estable para su empresa.
1. Recuérdales antes de que sea tarde
Lo primero es dar a tus clientes poco tiempo y hacer que se sientan cómodos a la hora de pagarte. Sí, ya sé que estás en tu derecho de pedir el dinero si ya has terminado tu parte del trato, pero nunca te pases de la raya si quieres repetir el negocio con el mismo cliente. Incluso con este periodo de tiempo flexible, muchos clientes simplemente no te pagarán a tiempo por diversas razones.
Así que no espere a que se acerque la fecha de vencimiento. Si te das cuenta de que se acerca la fecha límite de pago, puedes recordárselo a tus clientes y pedirles el pago. Así les refrescarás la memoria para que te pongan más arriba en su lista de pendientes. Este recordatorio debe ser con un tono amistoso, no demasiado duro, sólo para recordarles que has hecho el trabajo, que la fecha de vencimiento del pago está cerca y que sería bueno que consideraran un pago.
2. Y recuérdales a menudo
Nunca hay que subestimar el poder del seguimiento. A la hora de cobrar, nunca debes sentirte avergonzado o incómodo cuando pidas el dinero a tus clientes. A veces es necesario ponerse en contacto con el cliente más de una vez para cobrar, ya que algunos de ellos son despistados, están faltos de dinero o incluso son odiosos cuando llega el momento de pagar sus facturas.
Puede configurar su propia rutina para el envío de recordatorios. Aunque cada cliente es distinto a los demás, la mejor manera de manejar los recordatorios es con un enfoque generalizado. Puedes hacer tu propio calendario que sigas para cada cliente. Por ejemplo, puede recordar a sus clientes 3 días antes de la fecha de vencimiento, y después de eso recordarles cada 5 días.
Es necesario establecer el tono adecuado para cada recordatorio. Como ya he dicho, el primer recordatorio debe ser amistoso, y todos los demás deben ser más formales y serios. Si te encuentras en una situación en la que tus clientes simplemente te ignoran, puedes utilizar incluso un lenguaje duro. Y, con suerte, no tendrás que ser demasiado extremista y llamar a una agencia de cobros.
3. Poner los recordatorios en piloto automático
El objetivo de los recordatorios es asegurar un flujo de caja estable, la savia de su negocio. Pero si tiene que lidiar con clientes que se retrasan en los pagos de forma regular, se verá abrumado por todos esos recordatorios. Pasará más tiempo recordando a sus clientes los pagos que haciendo el trabajo real y haciendo crecer su negocio. Imagínese que tiene que comprobar a diario el estado de sus clientes, cuánto le deben, quiénes se acercan a la fecha de vencimiento y quiénes están atrasados.
Ciertamente, puedes utilizar una hoja de cálculo de Excel y llevar un registro manual de cada cliente, pero esto no te ayudará mucho a largo plazo. Así que lo mejor es automatizar los recordatorios, como me gustaría decir ponerlos en «piloto automático». Lo mejor para una correcta gestión de las facturas es utilizar un software de facturación o contabilidad adecuado que sea capaz de enviar correos electrónicos en tu nombre. De este modo, puedes configurar inicialmente todos los recordatorios, programarlos y aplicarlos a cada cliente en el futuro.
Muchos de los servicios de facturación ya tienen incorporados recordatorios y seguimientos automáticos para que puedas redactar y programar fácilmente todos los correos electrónicos recordatorios. Ten en cuenta que estos servicios de facturación sólo se encargan de la parte de los correos electrónicos de los recordatorios, por lo que si tienes que recordar a tus clientes por teléfono tendrás que hacerlo tú mismo. O tal vez una agencia de cobros haga las llamadas por ti, pero ten en cuenta que esto puede conllevar unos gastos considerables.
4. Aceptar pagos flexibles
Otra forma de gestionar los pagos de facturas vencidas es facilitar el pago a tus clientes. Con esto me refiero a ofrecerles pagos parciales y hacer que el proceso de pago en general sea muy sencillo. Algunos de tus clientes no pueden permitirse pagar la cantidad total que les cobras, pero esto no debe desanimarte a la hora de darles la oportunidad de pagar un porcentaje de la suma total. Y si se trata de un cliente habitual con el que haces negocios, ofrecer esos pagos parciales puede profundizar la conexión comercial entre ambos. Sólo asegúrate de no consentirlos, ya que muchos pueden abusar de tu buena voluntad y solicitar esos pagos parciales con frecuencia en el futuro.
Otra cosa es flexibilizar los pagos aceptando pagos online. Muchos servicios de facturación online ofrecen opciones para conectar tus cuentas de PayPal o Stripe. De este modo, puedes cobrar online al instante, evitando el clásico proceso de esperar a que el dinero se deposite en tu cuenta bancaria. Con los pagos de facturas online todo el proceso se simplifica y agiliza, por lo que si crees que esto es lo adecuado para tu negocio merece la pena comprobarlo.
5. Reducir el número de facturas vencidas
En realidad, este no es un consejo para hacer un seguimiento de las facturas atrasadas como los cuatro anteriores. Se trata de un consejo para evitar que sus facturas se retrasen en primer lugar. Más vale prevenir que curar. Entonces, ¿cómo evitar que una factura se retrase? Hay varias cosas que pueden mejorar el cobro de tus facturas: una de ellas es enviarlas con antelación. Muchos consideran que siempre hay que enviar las facturas después de haber realizado el trabajo, pero esta regla no debe darse por sentada. Y si decides enviar la factura después de haber terminado el trabajo, asegúrate de no esperar demasiado y de enviar la factura rápidamente con los productos terminados.
Puedes experimentar con el envío de la factura antes de entregar la mercancía e incluso pedir un pago por adelantado, al menos parcial. Así te asegurarás de que el cliente se compromete y va en serio contigo. Sepa que usted también tiene facturas que pagar, así que no tenga miedo de pedir a sus clientes pagos por adelantado. Esto seguro que te mantendrá motivado y dedicado al proyecto de tu cliente y reducirá la pila de facturas vencidas.
Conclusión:
Mucha gente en los negocios tiene que lidiar con clientes que se retrasan en el pago, pero el uso de las técnicas mencionadas anteriormente hará que todo el proceso sea más fácil y le dará tranquilidad. Si crees que no puedes hacer frente a todo lo enumerado en el artículo, prueba a poner en práctica algunos de los consejos en tu negocio y verás cómo mejoran tu facturación y estabilizan tu flujo de caja.