Cómo hacer un seguimiento del cumplimiento
El cumplimiento suena un poco a disciplina. A menudo significa dolor, y a nadie le gusta el dolor. Es un proceso que requiere mucho tiempo. Implica la introducción interminable de datos y la elaboración de informes. Pero imagine todas las cosas que podrían ir terriblemente mal si el cumplimiento no existiera.
Por muy complicado que sea el proceso, asegúrese de cumplirlo al 100%. Los errores pueden ser costosos y hacerle perder miles o incluso millones de dólares en tasas por infracción. Aquí aprenderá a hacer un seguimiento del cumplimiento para poder evitar problemas en el futuro.
El cumplimiento es un proceso, no un acontecimiento
Es fácil ver el cumplimiento como un evento. Pero eso no es una comprensión exacta de lo que implica este proceso tan importante. Es mejor ver el cumplimiento como un proyecto continuo, un componente integral de la mecánica de una organización. La evaluación de riesgos nunca cesa, por ejemplo. Lo mismo ocurre con el análisis de deficiencias y las auditorías, tanto internas como externas. Luego está la redacción de políticas, la formulación de procedimientos y su aplicación.
Por qué es importante la gestión del cumplimiento
La gestión del cumplimiento implica la planificación, organización y ejecución de actividades que ayuden a su empresa a cumplir todas las leyes y reglamentos pertinentes. Se ha convertido en una parte de vital importancia de la gestión empresarial diaria.
Se ocupa de cuestiones como las auditorías internas, los procedimientos y el control de la seguridad y la elaboración de informes. También implica la recopilación de documentación de apoyo y las auditorías de terceros. Por último, está la formulación y aplicación de diversas políticas y procedimientos.
Las consecuencias de no cumplir -en parte o en su totalidad- pueden ser nefastas. El incumplimiento puede dar lugar a un sinfín de problemas con los organismos reguladores, y puede acabar pagando multas cuantiosas. En algunos casos, las consecuencias pueden ser tan graves que la empresa se hunda. Es imperativo manejar este proceso con la mayor diligencia.
¿Es usted una pequeña o gran empresa?
Las organizaciones pequeñas y las grandes cumplen teóricamente la misma normativa, pero gestionan el cumplimiento de forma diferente. Normalmente, las grandes empresas tienen enormes presupuestos dedicados a este proceso. Pueden comprar las mejores y más actuales capacidades y soluciones de cumplimiento. Además, pueden contratar a los mejores consultores del mundo para que les ayuden a gestionar el proceso o les proporcionen asesoramiento experto.
En comparación, las pequeñas empresas suelen tener presupuestos limitados. Por ello, no pueden permitirse las soluciones de cumplimiento más sofisticadas. Con demasiada frecuencia, el departamento de cumplimiento normativo de las pequeñas empresas es cosa de una sola persona.
Una forma de que una pequeña empresa pueda hacer un seguimiento del cumplimiento es utilizar una lista de control exhaustiva. Con una lista de control de este tipo, es difícil pasar por alto elementos importantes. Casi siempre, las hojas de cálculo son la solución a la que se recurre cuando se trata de gestionar el cumplimiento normativo en este tipo de empresas. Pero aunque hacerlo todo manualmente puede parecer correcto, no siempre es el mejor enfoque.
Puede utilizar hojas de cálculo para el seguimiento del cumplimiento, pero ….
Las pequeñas empresas suelen utilizar hojas de cálculo para gestionar el cumplimiento de la normativa. Esto se debe a que las hojas de cálculo requieren muy poco esfuerzo para su configuración. No se necesita un costoso soporte informático. Además, no se necesitan conocimientos de codificación. Además, las hojas de cálculo hacen que la ejecución de cálculos sencillos sea increíblemente fácil. Y lo que es más importante, puedes registrar todo tipo de información y datos. Y algo más: las hojas de cálculo son muy fáciles de actualizar. ¿Qué es lo que no te gusta de las hojas de cálculo?
Sin embargo, las hojas de cálculo pueden hacer que el seguimiento del cumplimiento de la normativa sea engorroso y lleve mucho tiempo. No es posible automatizar las hojas de cálculo. Hay que recopilar todo tipo de información y pruebas de todo tipo de canales e introducirla manualmente. Por si fuera poco, hay que crear informes y compartir el estado de cumplimiento de la empresa manualmente.
Además, los errores no son infrecuentes en las hojas de cálculo. Y cuando se produce un error, es difícil averiguar su origen. Es altamente probable que las hojas de cálculo contengan errores importantes. Esto se debe principalmente a que las hojas de cálculo no ofrecen pistas de auditoría. Pero la cosa se pone peor. Si un empleado sin experiencia maneja esta herramienta de cumplimiento, las probabilidades de error se triplican.
Además, está el pequeño problema de la seguridad y la protección de datos. No es ningún secreto: las hojas de cálculo no son la herramienta de gestión del cumplimiento más segura que existe. Por supuesto, la herramienta ofrece protección con contraseña. También permite ocultar fórmulas y bloquear celdas.
Además, ofrece protección con contraseña para los complementos y las macros. Por desgracia, el nivel de protección que se obtiene no se traduce en una tranquilidad total. ¿Por qué? Porque alguien con segundas intenciones puede corromper fácilmente tus datos. Eso sí que es una perspectiva aterradora.
Entonces, ¿hay una solución más eficaz? Sí, afortunadamente. Puede utilizar un software de seguimiento del cumplimiento adecuado.
Considere la posibilidad de utilizar un software de seguimiento de la conformidad
Una de las razones por las que muchas empresas confían hoy en las hojas de cálculo es que son relativamente baratas. Hace una década, más o menos, sólo las empresas con bolsillos profundos podían acceder a un software de seguimiento del cumplimiento. Aparte de eso, las soluciones de GRC no siempre han sido fáciles de implementar.
Hoy en día, afortunadamente, las empresas de todo tipo pueden acceder a soluciones de GRC asequibles y gestionar su cumplimiento de forma eficiente. Estas herramientas suelen venir con una lista de comprobación de cumplimiento incorporada y automatizada. No se puede olvidar nada. Y si alguien se olvida de hacer su trabajo, el software le envía una notificación recordándole que debe terminar la tarea.
Además, la búsqueda de documentos o pruebas es fácil. Basta con escribir una palabra clave relevante y ya está. Lo mejor de todo es que puede acceder a las soluciones GRC como SaaS. Eso significa que tanto las pequeñas como las grandes empresas pueden acceder a este software que aumenta la productividad.
Reflexiones finales
El cumplimiento de la normativa no es algo que deba tomarse a la ligera. Para no tener problemas, hay que cumplir todas las leyes y reglamentos pertinentes. Puede manejar el proceso manualmente a través de soluciones como las hojas de cálculo, pero vienen con muchas limitaciones.
Por suerte, hoy en día incluso las pequeñas empresas pueden acceder a soluciones GRC asequibles basadas en la nube. La tecnología GRC aumenta la eficiencia y ahorra tiempo. Manténgase alejado de los problemas: consiga el software de gestión del cumplimiento adecuado.