Beneficios empresariales de la digitalización de documentos
¿Está estudiando la posibilidad de tener una oficina sin papel? Tanto si te planteas el cambio por motivos medioambientales como por la esperanza de una mayor productividad o por un poco de ambas cosas, te alegrará saber que nunca ha sido tan fácil tener tu documentación escaneada y digitalizada.
Diga adiós a los almacenes físicos y a los enormes archivos de papel: estos documentos se pueden escanear de forma rápida y sencilla. A continuación, pueden guardarse en su servidor interno o en la nube para poder utilizarlos electrónicamente. A continuación, analizamos cuatro de las ventajas más importantes de la digitalización de documentos para su empresa.
1. Libera espacio físico
Tal vez no se dé cuenta de la cantidad de espacio físico que puede liberar concertando sus documentos físicos en archivos digitales. Muchas empresas dedican una gran cantidad de espacio a su documentación física, como grandes archivadores y almacenes. Pasar a los documentos digitales supone una gran cantidad de espacio extra.
Este espacio físico adicional podría utilizarse de forma mucho más productiva dentro de la empresa, por ejemplo, abriendo el espacio para otra oficina o proporcionando espacio para que trabajen más empleados. Esto puede suponer una enorme diferencia para empresas de todos los tamaños. Pasar de los documentos físicos a los digitales podría incluso proporcionarle un colchón para cuando necesite ampliar su oficina. Teniendo en cuenta que su oficina es uno de los mayores gastos de su empresa, esto puede permitirle obtener mayores beneficios a corto plazo.
2. Es más fácil manejar los documentos
No cabe duda de que uno de los aspectos más frustrantes de la documentación física es el reto que supone su manejo. Los grandes volúmenes de papel almacenados en sus instalaciones pueden ser extremadamente difíciles de manejar y consumir mucho tiempo. Desde la localización e identificación de los archivos físicos dentro del almacén, hasta el tiempo dedicado a fotocopiar, archivar y recategorizar los documentos puede ser un trabajo tedioso. Por no mencionar el hecho de que puede requerir una cantidad de trabajo manual para levantar cajas pesadas.
Una colección de documentos bien organizada y totalmente digitalizada significa que los archivos pueden buscarse y recuperarse al instante. También hay mucho menos margen de error. Esto puede suponer un enorme ahorro de tiempo, además de simplificar todo el sistema para todo el equipo. Los especialistas en digitalización de documentos.
3. Mejora la seguridad de sus documentos
Nunca ha sido tan importante tomarse en serio la seguridad de sus documentos. Ya sea para proteger su empresa contra robos, desastres naturales o accidentes, no hay duda de que sus documentos están más seguros si se almacenan en servidores en la nube, que si se encuentran en una caja en su almacén.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a las empresas a proteger adecuadamente su documentación para ofrecer mayores derechos a las personas a las que se refieren esos datos. Las empresas pueden enfrentarse a multas muy elevadas si no protegen adecuadamente sus documentos. Puede ser mucho más fácil hacerlo si todos sus documentos están digitalizados.
4. Es más fácil distribuir la información
Si ha trabajado en una oficina con documentos exclusivamente en papel, probablemente sabrá que la distribución de papel puede ser un proceso engorroso y lento. Localizar y recuperar el documento pertinente, así como escanearlo y fotocopiarlo, puede llevar mucho tiempo. Pero la buena noticia es que todo este escenario puede agilizarse con la digitalización de su documentación, y nunca ha sido tan fácil.
En lugar de tener que enviar documentos en papel a otro departamento (o incluso a otra oficina), los miembros del personal pueden acceder exactamente a los mismos documentos en cuestión de segundos de forma electrónica. Esta distribución puede llevarse a cabo de varias maneras, como sea conveniente para su empresa. Por ejemplo, los archivos pueden guardarse en la nube o en servidores internos. O los archivos con acceso restringido pueden difundirse a la persona correspondiente.
Ahora que casi todas las empresas recurren a algún tipo de computación en la nube, nunca ha sido tan fácil garantizar que los documentos puedan ser compartidos rápida y fácilmente entre los miembros del equipo.