Cómo presupuestar su próximo evento corporativo
La planificación de un evento corporativo es muy compleja y a menudo costosa. No sólo se necesita una persona o un equipo orientado al detalle para hacer la planificación, sino que todo depende del tipo de evento corporativo que se organice. Si tiene que ceñirse a un presupuesto estricto, la siguiente información debería darle las herramientas que necesita para trabajar.
Consulte estos consejos para saber más sobre cómo presupuestar su próximo evento corporativo.
1. Crear una hoja de cálculo básica
Cualquier tipo de función conlleva ciertos costes. Por ejemplo, es posible que desee hacer una entrada para cosas como:
- Lugares de reunión
- Alimentos y/o bebidas
- Personal (por ejemplo, camareros, seguridad, recepción, etc.)
- Alquiler de equipos
- Entretenimiento
- Publicidad
Y eso es sólo el principio. A medida que vayas avanzando encontrarás otros gastos que añadir a tu hoja de cálculo, así que mantenla abierta. Tal vez quieras alojarla en la nube, para que otras personas puedan consultarla. Puede ser el director general, la junta directiva o cualquier persona de contabilidad o recursos humanos. Te darás cuenta de que con el tiempo la asignación de dinero se moverá un poco, así que prepárate para reasignar los fondos según sea necesario.
Cuando hayas finalizado tus planes, la suma de todas las columnas debe ser inferior o igual al presupuesto que establezcas tras recibir los presupuestos de todo lo que se indica a continuación.
2. Defina el objetivo de su evento
Los eventos corporativos tienen muchas formas y tamaños. Algunos son reuniones o seminarios internos. Otros están abiertos al público o a los colegas del sector. A veces, un evento se celebra durante varios días, mientras que otras veces es un asunto de un solo día. Para empezar a planificar un evento, tendrá que considerar cuál es el objetivo de su empresa.
3. Tratar de prever la asistencia
El siguiente punto del orden del día es intentar prever el número de personas que asistirán. Necesitarás esta información para todo, desde el tamaño y el tipo de local que elijas hasta todo lo que puedas necesitar para celebrar ese evento, incluidas las sillas, la comida y el alojamiento.
Cuando se planifica un presupuesto, los números son importantes. La planificación de eventos se reduce a los mismos análisis que le hacen crecer como empresa.
4. Todo comienza con un local
En la mayoría de los casos, el mayor gasto que tendrá que presupuestar es el lugar de celebración que elija. Sin embargo, en lo que respecta a los lugares de celebración, no existe una solución única para todos.
El lugar que elijas para celebrar tu fiesta corporativa de Navidad será totalmente diferente del lugar donde celebrarías un seminario de contratación o una exposición de lanzamiento de un nuevo producto. En este caso, es posible que quieras trabajar con un recurso como Canvas. Trabajan con un gran número de lugares especializados en la celebración de eventos corporativos. En otras palabras, no puedes empezar a elaborar un presupuesto a menos que tengas una idea de hacia dónde se canaliza la mayor parte del dinero.
5. Investigación comparativa de costes
Dado que está creando un presupuesto que casi siempre estará sujeto a la aprobación de alguien más que usted, intente mantener los costes bajos. Tanto si dispone de una cantidad para trabajar como si está elaborando un presupuesto basado en los elementos de su evento corporativo, querrá el mejor trato posible. Sin embargo, nunca hay que escatimar en la comparación de precios.
Aunque no quieres que la calidad se resienta, sí quieres conseguir los mejores precios. Prevea dedicar tiempo a hablar con los proveedores y renegociar cuando sea necesario. La comparación de precios también se aplica al mundo empresarial.
6. Recuento de todo
Como has visto, hay dos formas principales de presupuestar un evento corporativo. La primera sería asignar fondos para el evento desde el principio, con el fin de mantenerse dentro de esos límites. El otro enfoque permite crear un presupuesto basado en las necesidades. Este suele ser el mejor tipo de presupuesto con el que se puede trabajar, ya que puedes dirigirte a la junta directiva o a quienes tengan poder adquisitivo a medida que surjan las necesidades. Aun así, necesitarás una cantidad global para empezar antes de proponer tu presupuesto.
Conclusión:
A fin de cuentas, saber hacer un presupuesto depende de todo lo anterior. Sea estricto con su presupuesto y no permita que los gastos se salgan de control. Si todo lo demás falla, es el momento de crear un equipo que te ayude a formular un presupuesto sensato. ¡Dos cabezas son mejor que una y varias son incluso mejor que eso!
Recuerde que cuanto más margen de ajuste haya en su presupuesto, más fácil será trabajar con los fondos asignados por las personas que están más arriba en la cadena alimentaria de la empresa.