¿Necesito realmente un contable para mi pequeña empresa?
Los empresarios suelen caer en una de estas tres categorías cuando se trata de llevar la contabilidad. Hay quienes prefieren dejar todo en manos de otra persona. Sí, esto puede suponer unas facturas considerables de los contables cada mes, pero merece la pena si supone menos papeleo. Luego están los estoicos: los que luchan con absolutamente todo en casa y no se atreven a pagar por el asesoramiento. Por último, está el enfoque del «avestruz»: se deja que el papeleo se acumule hasta que la Agencia Tributaria llame a la puerta…
Hay un camino intermedio razonable en todo esto. En la era del software de contabilidad inteligente, los archivos en línea y los recordatorios automáticos enviados directamente a tu móvil, no hay razón para que, en su mayor parte, tu empresa no pueda ser una zona libre de contables. Sin embargo, una vez resuelto el trabajo diario, es hora de pensar en el panorama general. Desde la eficiencia fiscal hasta la consideración de cómo atraer a los inversores, cuando se trata de estrategia, los contables siguen teniendo un papel importante que desempeñar.
Aquí separamos los músculos del cerebro: las cosas que puede hacer usted mismo y las áreas en las que puede necesitar un poco de ayuda…
Áreas en las que puede ir solo
1. Contabilidad
En los primeros días, puede parecer engañosamente fácil seguir la pista al limitado número de facturas, recibos y extractos que llegan. Pero esto cambia pronto. Desde el primer día, merece la pena acostumbrarse a archivar todo por orden de fecha, subdividido en «entradas» y «salidas». Dedicar un par de horas a la semana te ayudará a mantener el control.
Al principio, deberías ser capaz de hacer un seguimiento de todo esto utilizando una simple hoja de cálculo. Cuando veas que cada vez te quita más tiempo, probablemente sea el momento de recurrir no necesariamente a un contable, sino a un programa informático de contabilidad. En este caso, se trata de probar antes de comprar. ¿Sabe manejarse con la interfaz? ¿Puede acceder a él desde su móvil? ¿Te ofrece lo que necesitas para controlar los gastos, las facturas, los presupuestos y la facturación en un solo lugar? Esto es lo que deberías mirar para asegurarte de que tienes el control.
2. Declaraciones de impuestos
Los impuestos pueden ser inevitables, pero no lo es una factura abultada de un contable al final del año fiscal. Los impuestos se basan en los beneficios de la empresa menos los gastos y, a menos que se opere bajo el nombre de una empresa, los beneficios de la empresa se gravan en régimen de autoliquidación. Como con todo lo relacionado con la burocracia, el truco para que la declaración de la renta no sea un problema es no dejarlo para el último momento. Además de ayudarle a saber quién le debe qué, ésta es una de las razones por las que una buena contabilidad es tan importante.
La presentación de la declaración por Internet facilita la tarea si la realizas tú mismo: no sólo tienes un plazo más largo para presentarla (el 31 de enero, en lugar del 31 de octubre, si la presentas por correo), sino que una función de autocálculo y el hecho de que puedas detenerla, guardarla y volver a ella también ayudan a que el proceso sea manejable. También hay un procedimiento de gastos simplificado para agilizar tres áreas de gastos empresariales que se encuentran con frecuencia: trabajar desde casa, vivir en el local de la empresa y los gastos del vehículo.
3. Nómina
Contratar empleados significa poner en marcha el PAYE como parte de su nómina. A medida que su equipo se amplía, puede considerar la posibilidad de poner todo lo relacionado con las nóminas en manos de un proveedor de servicios de nóminas. Por otra parte, un paquete de software de nóminas adecuado le ayudará a hacer un seguimiento de todo esto con el cálculo automático de las deducciones y la capacidad de vincularse con el procedimiento de información en tiempo real de HMRC.
Áreas en las que puede necesitar ayuda
1. Plan de negocios
Especialmente si está elaborando un plan para atraer a los inversores o asegurar la financiación de un prestamista, ¿es su plan creíble? La aportación de un contable puede ser especialmente útil cuando se trata de presentar proyecciones calculadas de forma realista y basadas en pruebas sobre el crecimiento futuro, los beneficios y el flujo de caja. El hecho de que haya buscado asesoramiento profesional sobre el plan por parte de un contable regulado y asegurado puede considerarse en sí mismo un indicador de confianza crucial.
2. Asesoramiento fiscal
Mientras que el seguimiento de las transacciones cotidianas puede ser sencillo, las consideraciones que hay que tener en cuenta cuando se realizan compras importantes son diferentes. Las normas sobre las deducciones de capital pueden ser complejas y, antes de realizar cualquier inversión en instalaciones y equipos, conviene asesorarse para asegurarse de que la compra se realiza en el momento oportuno para maximizar la eficiencia fiscal.
Hay otros ámbitos en los que las normas sobre desgravaciones pueden ser difíciles de entender, lo que puede significar que esté perdiendo valiosas desgravaciones fiscales. Por ejemplo, ¿ha encontrado su empresa una nueva forma de trabajar que puede darle derecho a una desgravación por I+D?
Del mismo modo, con el IVA, aunque su volumen de negocio no haya alcanzado aún el umbral de registro de ingresos de 82.000 libras, ¿podría ser ventajoso el registro?
3. Su estructura empresarial
Una progresión natural para una pequeña empresa suele ser pasar del estatus de empresario individual a una sociedad limitada. Aunque el proceso administrativo para crear una empresa es sencillo, ¿tiene claro cuáles son las implicaciones fiscales y de otro tipo? ¿Está pensando en incorporar a otras personas, y si es así, tiene la estructura adecuada para ello? Busque un contable con experiencia específica en ofrecer asesoramiento estratégico a las pequeñas empresas para asegurarse de que va por el buen camino.
Como ocurre con todos los servicios profesionales, la pregunta que hay que hacerse es: «¿Aporta este asesoramiento un valor añadido?». Puede que crea que tiene lo básico cubierto. Sin embargo, para un panorama más amplio, el asesoramiento contable especializado sigue siendo una inversión inteligente.